Im Windows-Dateisystem, ist das Chaos vorpro-grammiert. Die Lösung heisst

M-Files

.

Die Herausforderung besteht immer und überall in der Strukturierung der

Netzwerkordner. Anfangs fällt dies leicht - Sie erstellen möglicherweise Ordner nach Kunden

oder Projekten, oder Sie erstellen Ihre Ordner nach Vertrieb, Marketing und Entwicklung usw.

Doch wie soll diese Struktur fortgeführt werden? Was passiert, wenn sich ein Kunde in einem

unterschiedlichen Bundesland oder Land befindet? Oder wenn Sie Entwicklungsprojekte und

Hilfsprojekte haben? Erstellen Sie einen Überordner für jedes Land oder Bundesland und

duplizieren die Ordnerstruktur für jede geografische Region? Wie sieht es mit Datumsangaben

aus? Erstellen Sie für jedes Jahr und jeden Monat einen Überordner oder einen Ordner für jede

Kategorie?

Ein Dokument bezieht sich oft auf mehrere Kategorien; eine Rechnung muss zum Beispiel im

Rechnungsordner und im Ordner des entsprechenden Kunden gespeichert werden.

Stellen Sie sich nun vor, dass diese Vorgehensweisen aus einer unternehmensweiten

Entscheidung hervorgehen; eine Datei wird hier gespeichert und eine andere dort, es werden

Kopien erstellt, wovon eine Kopie in diesen Ordner verschoben wird und eine andere Kopie in

jenen Ordner, Dateien werden aktualisiert, und die neue Version wird wiederum in einen anderen

Ordner verschoben. Das Chaos bleibt nicht aus. Am Ende weiß keiner mehr genau, wo sich die

neueste Version der Datei befindet, die Angestellten vergeuden ihre Zeit mit der Suche danach

und können sich schließlich dennoch nicht sicher sein, ob sie mit den neuesten Daten arbeiten.

In einigen Fällen gehen die neuesten Daten sogar verloren, nachdem sie versehentlich

überschrieben oder gelöscht wurden.

M-Files Dynamische Ansichten.

Mit M-Files und den dynamischen Ansichten können Sie traditionelle Ordner und damit

einhergehende Einschränkungen hinter sich lassen.

Die Ordnerstruktur der Windows-Ordner bestimmt nicht nur, wo eine Datei oder ein Dokument

gespeichert ist, sondern auch, wie es kategorisiert wird. Um nach einer Datei zu suchen, müssen

Sie den entsprechenden Ordner öffnen oder durchsuchen. Darüber hinaus kann eine Datei nur in

einem Ordner gespeichert werden, es sei denn, es handelt sich um eine Kopie oder eine

Verknüpfung. Die Duplizierung von Dateien nimmt Zeit in Anspruch, erzeugt ein großes

Durcheinander und kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass veraltete Dateien und Daten

verwendet werden.

In M-Files gibt es nur eine Masterdatei bzw. ein Masterdokument oder -objekt, wobei sich jedes

Objekt aus dem Objekt selbst, z. B. einem Word-Dokument oder einer Excel-Tabelle, und aus den

beschreibenden Eigenschaften, den sogenannten Metadaten zusammensetzt.

Mit M-Files müssen Sie sich keine komplizierten Pfade merken oder ziellos nach dem richtigen

Speicherort suchen, sondern einfach nur einige Schlüsselwörter zum Dokument eingeben, und es

wird sofort geladen.

Eine Datei kann in mehreren Ansichten angezeigt werden.

Eine einzelne Datei oder Objekt kann in verschiedenen Abfragen, entsprechend der Objekt- und

Metadaten, gruppiert und dargestellt werden. Das ist eine sehr mächtige und einzigartige

Fähigkeit von M-Files. Die Metadaten der Objekte/Dateien bestimmen, ob sie in einer bestimmten

Ansicht bzw. Suchvorgang angezeigt werden oder nicht. So wie nachfolgend ersichtlich, kann ein

Objekt mit Projekt- und Kunden-Metadaten in den folgenden drei Ansichten aufgelistet werden:

1. Objekte nach Projekt

2. Objekte nach Kunde

3. Objekte nach Projekt und Klasse

Dokumenten Managment System (DMS), Enterprise Content Management System (ECM)

M-Files Übersicht in Englisch:

M-Files Cloud-Vault-Übersicht in Englisch:

M-Files in der Buchhaltung in Englisch:

M-Files Dokumentenmanagement-System (DMS, ECM, EDM, PDM)