M-Files, die Dokumentenverwaltung für ALLE...

M-Files ist ein geniales und sehr flexibles Dokumenten Management System (DMS).

M-Files verwaltet alle Arten von Daten in einer schnellen und flexiblen Datenbank. Suchbegriffe von

Dateiattributen oder Inhalt können eingegeben und in Bruchteilen von Sekunden gefunden werden.

Jede Datei wird indexiert und steht für einen schnellen Zugriff sofort zur Verfügung. M-Files ist als

AlibreVault-Plugin -Enterprise Content Management (ECM)- in Alibre Expert enthalten.

Das Problem

Sie haben 100%-ig schon einmal eine oder mehrere Dateien auf Ihrem PC bzw. Server gesucht und

haben dabei viel Zeit vertan. Nun ist das ansich kein Problem wenn es nur ein oder zwei mal pro

Woche vorkommt. Vermutlich ist das aber nicht der Fall und es kommt eben öfters vor oder man

findet die Dateien aber eben erst nach einer viertelstündigen -oder länger andauernden- Suchaktion.

Speziell in Betrieben wo mehrere Personen auf dem selben Datenserver arbeiten und gemeinsame

Dateien austauschen müssen, sind diese Situationen immer wieder anzutreffen und fast alltäglich

geworden.

Die Lösung

Genau bei diesem Problem setzt AlibreVault den Hebel an. Es nimmt alle Arten von Daten in einer

genialen Datenbank entgegen und sorgt für einen durchsuchbaren Datenbestand für jeden

Mitarbeiter. AlibreVault verwaltet nicht nur die CAD-Daten von Alibre Design, sondern auch

alle anderen Dokumente von Word, Excel, OpenOffice, LibreOffice, Powerpoint, PDF,

JPEG....etc. sprich effektiv alles was an Daten auf dem PC anfällt, kann in der Datenbank

abgespeichert werden. AlibreVault bietet zu jeder Datei einen konfigurierbaren Speicherdialog an, in

dem Sie beliebige Informationen und definierbare Eigenschaften hinzufügen können. Somit können Sie

nicht nur nach dem Inhalt einer Datei, sondern auch nach diesen Zusatzinformationen suchen..

Versionsverwalting und Historie

Dank der integrierten Versionsverwaltung wir beim Speichern von Daten -auf Wunsch- eine neue

Version angelegt. Somit haben Sie die Möglichkeit, auf jeden Zustand einer Datei bzw. einer

Konstruktion im CAD zugreifen können. In einer Firma mit mehreren Personen ist es somit möglich zu

sehen, wer, wann, was geändert hat.

Wo eingebaut bzw. "where used" ?

Wenn Sie wissen möchten, In welchen Baugruppen ein bestimmtes Bauteil verbaut worden ist, können

Sie das mit einem Mausklick anzeigen lassen. Klicken Sie auf ein Bauteil und wählen die Funktion

Beziehungen... es werden alle Baugruppen oder 2D-Zeichnungen gesucht in denen dieses Bauteil

verbaut worden ist. Das ist besonders interessant wenn ein bestimmtes Bauteil in einer Baugruppe

augetauscht werden muss.

Daten für unterwegs

Mit einem Mausklick kann ein ganzes Projekt als "Offline" markiert und lokal auf dem Notebook

abgespeichert werden. Sie können damit zu Hause oder unterwegs mit diesen Daten arbeiten und

diese auch erweitern. Sobald Sie wieder zurück im Büro sind, werden die Daten, durch einfache

Anmeldung im Vault, synchonisieren.

Webzugriff

Der installierbare Webzugriff erlaubt dem Benutzer auch einen Datenzugriff von jedem beliebigen PC

weltweit. Sei das im Intranet oder auch im Internet. Voraussetzung ist ein installierter IIS.

Email-Archiv

Auf Wunsch kann auch der ganze eintreffende Emailverkehr in AlibreVault eingelesen werden. Suchen

Sie z.B. einmal ein bestimmtes Mail aus dem Jahr 2005. Wenn Sie Glück haben, gibt es ein Backup

oder Archiv. Dank dem Vault haben wir unsere Mail, seit dem Jahr 2002, innerhalb eines

Sekundenbruchteils im Zugriff.

Ein lebendes Ding

Bei neuen Datenformaten oder bei firmeninternen Änderungen, können die Metadaten jederzeit

angepasst werden ohne das dabei Daten verloren gehen! Es können -sogar im laufenden Betrieb-

neue Datenfelder und Eigenschaften geändert und erweitert werden. Diese werden sofort in allen

Dateien reflektiert. Das ist ein riesiger Vorteil, denn so eine Datenverwaltug ist ein "lebendes Ding"

welches permanenten Anpassungen und Erweiterungen unterworfen ist. Mit AlibreVault sind Sie auf

der sicheren Seite, immer die richtigen Daten zur Hand zu haben.

Installation

AlibreVault ist Bestandteil der Expertversion von Alibre Design. Wenn in einer Firma auch andere

Anwender mit dem Vault arbeiten wollen, aber kein Alibre Design Expert haben, können separate

Clients bestellt und installiert werden. AlibreVault läuft standardmässig mit einer Firebird-DB und kann

aber auch auf einem bestehenden SQL-Server aufgesetzt werden.

Wenn Sie jetzt meinen, dass dies ja ein riesiger Akt ist so ein System einzurichten, können wir Sie

definitiv beruhigen. Die Installation ist supereinfach und es ist schon alles vorkonfiguriert, sodass Sie

direkt damit arbeiten können. Nach der Installation wird automatisch ein Laufwerk "M" im Computer

angezeigt. Auf dieses Laufwerk kann wie gewohnt zugegriffen werden. Über eine ausgefeilte eigene

Benutzerverwaltung können Gruppen gebildet und Zugriffsrechte vergeben. Bestehende Windows-

User können auf Wunsch mit Dem Vault-Server verbunden werden. Damit läuft die

Benutzerverwaltung unter Windows-Aufsicht. Details können dem deuschen PDF-Handbuch

entnommen werden.

Fazit

In AlibreVault finden Sie alle Ihre Daten wieder. Vor allem ist es klar Strukturiert und einfach

erlernbar. Es braucht keine grosse Einarbeitungszeit und die Gewöhnungsphase ist sehr kurz.

Innerhalb eines halben Schulungstages -wenn überhaupt- haben es die Anwender begriffen, wie

AlibreVault "tickt". Nachdem wir nun schon einige Firmen damit ausgerüstet haben, ist die Meinung

der Anwender nur positiv. Die Suchzeiten sind absolut minimal, es gibt keine doppelten Dateien mehr

und es kann sogar ein Webzugriff eingerichtet werden. Ein zurück zum normalen Dateisystem-Salat

will und kann sich keiner mehr vorstellen.